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viernes, 14 de noviembre de 2014

Como mejorar la productividad de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook es sin duda una herramienta esencial a la hora de trabajar. Se puede calendarizar las actividades, programar reuniones, tiene un excelente recordatorio y se pueden centralizar y administrar diferentes cuentas de correo desde la aplicación.

Sin embargo, hay varias cosas que uno desea que tenga MS Outlook y no tiene. En este artículo veremos:
  1. Cómo instalar Reliefjet Quicks
  2. Cómo crear notas rápidas en Outlook.
  3. Cómo insertar un mensaje genérico en outook con 2 teclas.
  4. Cómo navegar, mover y copiar rápidamente mensajes de Outlook en diferentes carpetas.
  5. Cómo generar y almacenar reportes de mensajes de correo en Outlook.
  6. Cómo copiar los nombres de los archivos adjuntos y pegarlos.
  7. Cómo incrementar el tamaño de los diálogos de Outlook.
  8. Cómo poner un zoom automático de tamaño a los mensajes.
  9. Cómo responder un correo de Outlook siempre en un mismo formato (texto plano, HTML, formato enriquecido).
  10. Cómo hacer que los mensajes se borren automáticamente una vez leídos.
  11. Cómo evitar cerrar Outlook por error
  12. Cómo desbloquear mensajes
  13. Cómo recibir advertencias si el correo de Outlook no tiene título.
  14. Cómo recibir una advertencia si existen muchos destinatarios del correos y uno solo pone Responder.
  15. Cómo recibir una advertencia cuando uno hace clic en Responder a todos.
  16. Cómo recibir una advertencia cuando uno responde pero está en BCC.
  17. Como esconder los botones de Reliefjet Quick
  18. Versión de Reliefjet Quicks
1. Cómo instalar Reliefjet Quicks

Usted se puede bajar Relief Quicks de esta dirección:
https://www.reliefjet.com/Quicks
El instalador es pequeño. No ocupa más de 3 MB. Instalar toma menos de 1 minuto.

2. Cómo crear notas rápidas en Outlook.



Una vez Instalado ReliefJet Quicks, en Outlook presione la opción de menú RelifJet.


Luego presione Quick Notes y luego podrá escribir su mensaje. Ahora es muy probable que usted diga que Outlook ya tiene una opción para crear notas. La ventaja de Quick, es que su acceso es más rápido.





3. Cómo insertar un mensaje genérico en outook con 2 teclas.

Esta es sin duda mi funcionalidad favorita. Hay varios mensajes de respuesta que son los mismos y uno pierde mucho el tiempo redactándolos. Aunque lo guardásemos en un borrador, toma unos valiosos segundo ir a la carpeta de borradores y abrir el mensaje. ¿No sería fabuloso que con un Ctl+R u otra combinación de teclas podamos pegar directamente ese mensaje genérico?
Con Quick se puede. Presione la opción Quick Text.


Luego cree un nuevo mensaje de texto dándole el formato que usted desee. En la sección de Keyboard Shortcut, se especifica con que teclas se va a insertar automáticamente el mensaje.


Para probar esta característica abra la opción para crear un nuevo mensaje.


Luego presione Ctrl + M y verá que el mensaje se pega correctamente.


4. Cómo navegar, mover y copiar rápidamente mensajes de Outlook en diferentes carpetas.
Para moverse rápidamente entre las carpetas de Outlook, existe la opción de usar el Quick Folders y luego usar la opción Go to Folder.



Luego se selecciona a que folder se desea ir y se presiona OK.

Si todo sale bien, estaremos en el folder seleccionado.



Lo mismo para mover correos. Para moverlos selecciones los correos que desea mover.

Seleccione la carpeta de destino.


Si todo funciona correctamente verá los correos seleccionados en la nueva carpeta.


5. Cómo generar y almacenar reportes de mensajes de correo en Outlook.
Con la opción de reportes, podremos copiar mensajes y algunas propiedades de los mismo a un archivo xml que se abrirá automáticamente en MS Excel.

Para hacerlo funcionar, seleccione la opción Quick Reports

Se te pedirá el nombre que deseas para el reporte y se lo guarda con formato XML.

Posteriormente se te preguntará si deseas abrir el reporte y lo abrirá en MS Excel. Una vez en MS Excel puedes hacer búsquedas mas avanzadas y clasificaciones estadísticas más elaboradas.La opción es rápida, eficiente y poderosa.

6. Cómo copiar los nombres de los archivos adjuntos y pegarlos.
A veces deseamos copiar rápidamente los nombres de los archivos adjuntos. En la opción Quicks Options, se tiene la posibilidad de hacerlo al seleccionar la opción Copy Names in Attachment's context menu.

7. Cómo incrementar el tamaño de los diálogos de Outlook.
Esta opción permite incrementar el tamaño de las ventanas de diálogo. Ya sea las de copiar, mover, adjuntar, tamaño de carpetas.
Para ello, utilize la opción de Increase the Size y seleccione la opción correspondiente.

8. Cómo poner un zoom automático de tamaño a los mensajes.
En Quicks Options, seleccione el zoom deseado en Default zoom for message windows.

9. Cómo responder un correo de Outlook siempre en un mismo formato (texto plano, HTML, formato enriquecido).
En Quicks Options, seleccione la caja de selección el formato deseado donde dice Always reply using format. Usted puede seleccionar texto plano (plain text), HTML y formato enriquecido (rich format).

Esto es muy útil porque a veces se nos desconfigura el formato de los correos. Con esta opción evitamos que el formato de nuestros correos se desconfigure o tengo un formato no deseado.

10. Cómo hacer que los mensajes se borren automáticamente una vez leídos.
Esta opción es muy necesaria cuando uno tiene miles de correos electrónicos recibidos de los cuales la mayor parte son comerciales que no vale la pena almacenarlos y uno desea que se borren automáticamente una vez leídos.
Para lograr esto, en Quicks Options, seleccione la opción
Mark deleted items as read automatically. Con esta opción nos desharemos automáticamente de estos correos.




11. Cómo evitar cerrar Outlook por error

A veces uno cierra Outlook por error. Para evitar eso, existe en Quick Options la opción Minimize Outlook on close que en vez de cerrar la aplicación simplemente minimiza la ventana.


12. Cómo desbloquear mensajes
El botón Unlock en la ventana de Quick Options, permite desbloquear mensajes.


13. Cómo recibir advertencias si el correo de Outlook no tiene título.
En Quick Options>Quick Warnings, seleccionando la opción Sending Messages than have no subject podemos recibir un mensaje de advertencia si se nos olvida poner un título al correo que estamos enviando. Esto es muy útil porque a veces el mensaje no es leído por falta de un título. Se pueden perder varios clientes por culpa de estos errores involuntarios.

14. Cómo recibir una advertencia si existen muchos destinatarios de correos y uno solo pone Responder.

Otro error común es que hay un mensaje de varios correos y uno presiona responder respondiendo solo a una persona sin llegar a responder a todas las personas que están dentro del correo. Para evitar este penoso incidente, se tiene la opción de mandar una advertencia. Esta opción es Clicking Reply button on multiple-recipient messages.

15. Cómo recibir una advertencia cuando uno hace clic en Responder a todos.
A veces el problema es al revés del punto 14. No hay que mandar mensajes a todos si no solamente a uno o algunos de los involucrados en el correo. Por ejemplo existe una queja del cliente y en el correo está el cliente y el gerente de nuestra empresa.

A veces necesitamos responder al gerente problemas internos y de ninguna manera queremos que le llegue al cliente. Con la opción Clicking Reply to All button on multi-recipient messages,

16. Cómo recibir una advertencia cuando uno responde pero está en BCC.
La opción BCC se usa cuando le copian a uno el mensaje, pero quieren que los demás receptores no sepan a quienes más se envió el correo. Responder puede lograr que se pierda ese anonimato o que se enteren otras personas de que una persona no considerada ha recibido la información. Para evitar cualquier malentendido, con esta advertencia, se puede lograr advertir que has recibido un correo con la opción BCC, Hay que activar la opción Replying to messages that have me in BCC.

17. Como esconder los botones de Reliefjet Quick
Se pueden esconder los botones de opciones en la Ventana de ReliefJet Quicks Options tanto para Notes, Texts, Folders y Reports.

Por ejemplo para quick notes, se selecciona la página deseada y se coloca On Outlook main windows ribbon or toolbar. Lo mismo para Quick Text, Quick Folders y Quick Reports. Hay que seleccionar los botones que se desean remover o adicionar.


18. Versión de Reliefjet Quicks
En la fecha que se hizo este review la versión utilizada fue la versión 1.0.1 es muy posible que cuando usted se desgargue ReliefJet Quicks ya tenga nuevas sorpresas y excelentes funcionalidades nuevas. Se lo recomendamos si quiere trabajar con eficiencia con Outlook.



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