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viernes, 28 de noviembre de 2014

Cómo crear flujos avanzados en Sharepoint

Los Flujos de trabajo o Workflows son muy usados en aplicaciones para automatizar procesos en empresas grandes que requieren la interacción de diferentes usuarios en procesos empresariales.

Este tipo de procesos es muy común en grandes empresas con varias jerarquías donde los documentos requieren aprobaciones de documentos en diferentes niveles jerárquicos en una empresa.

Las empresas gubernamentales, de telecomunicación, bancos y otras entidades financieras requieren para la aprobación de presupuestos, licitaciones, etc varios estados con diferentes aprobaciones y tareas correspondientes a cada puesto de trabajo.

Administradores operativos, gerente de operaciones, gerentes de ventas, recursos humanos, etc. Cada departamento tiene un rol específico en un proceso. Estos procesos pueden ser diagramados para luego realizar automáticamente estas operaciones.


Diagrama de Flujo

En esta ocasión presentaremos un programa que se acopla perfectamente con Sharepoint 2010 o 2013.

Me encantó la cantidad de videos tutoriales. Con unos pocos emails me hicieron una presentación online para explicarme paso a paso como crear mi propio flujo (que es relativamente fácil y con los videos ya se podría lograrlo).

Lo que me gustó de este programa es que:

  • Fácilmente se pueden asignar usuarios o roles a los flujos.
  • Se pueden importar flujos hechos con otros programas.
  • Se pueden acoplar y reutilizar flujos dentro de otros flujos.
  • Es fácil realizar el deployment del Servidor de Prueba al servidor de Producción.

Si usted desea acceder a ejemplos ya realizados en la Web para probar el programa sin tener que instalar el programa por cuenta propia, usted puede registrarse usando el siguiente enlace:


Demosle un vistazo.

Los diagramas siempre se crean desde con un punto azul de inicio y un punto rojo que es la finalización del flujo.

El programa tiene 3 componentes básicos.


  • Estados
  • Decisiones
  • Acciones
Estados

En un proceso los estados permiten mostrar etapas de un proceso específico. 



Al hacer clic en el nodo tenemos opciones para editar, borrar el estado. Lo mismo para los otros componentes de Datapolis Workflow Process System.

Decisiones
Las decisiones es cuando de acuerdo a ciertas circunstancias se decide pasar a un estado X o un estado Y. Se podría decir que el nodo de decisiones es como un estado condicional.

Acciones
Las acciones son usadas para unir estados. Son las conexiones utilizadas entre estado y representa la actividad realizada para pasar de un estado a otro.


Creación de roles

Para crear un rol, presione el icono mostrado a continuación.


Escriba el nombre del rol y escoja un color e icono.
Una vez creado, usted lo puede asignar con hacer clic  y arrastrarlo a la acción que usted necesita. Muy intuitivo ¿verdad?


Cuando se selecciona el un rol específico, el flujo muestra en amarillo las acciones a las cuales tiene acceso el rol especificado. 



Manejo de variables

El sistema permite manejar variables del tipo de cadena, enteros, números, valores de verdadero y falso al igual que variables de fecha y hora.

Manejo de flujos dentro de otros flujos.

Los flujos complejos pueden contener otros flujos más pequeños. Para lograr esto, hay que convertir los flujos en aplicaciones.
Esto se puede hacer en el mismo programa de diseño de flujos, el Workflow Designer.

Seleccione la opción de Administrar Aplicaciones de Flujo de Trabajo (Manage workflow Application)



Y luego se selecciona que aplicación se desea incorporar.


Una vez agregada la aplicación al flujo arrástrela hasta el estado deseado.


Podrá visualizar un ícono azul mostrando que se ha incorporado una aplicación al flujo.




 Las aplicaciones le dan una tremenda funcionalidad extra.
También se pueden crear procedimientos para realizar acciones repetitivas.


Finalmente, una vez guardado e instalado, se generará un formulario al cual cada usuario tendrá acceso de acuerdo al estado de flujo y los permisos de cada rol.

Para ser una aplicación Web, la veo muy flexible. Su uso visual, la posibilidad de arrastrar y mover objetos es muy flexible. Su implementación es sencilla y a pesar de que los flujos son siempre difíciles de implementar, con esta herramienta es mucho más sencillo.

Realmente espero que les guste tanto como a mí.












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